Umfrage bestätigt: Vorlagen-Software-Systeme werden von IT verstärkt nachgefragt

Mehr Dokumentenmanagement – weniger Routineaufgaben: So lautet der Wunsch zahlreicher IT-Abteilungen, wie eine Umfrage des Magazins Computerworld in Kooperation mit Swiss IT zeigt. Im Zusammenhang mit der im April 2020 veröffentlichten Studie wurden mehr als 300 IT-Leiter und CIOs in der gesamten Schweiz befragt und gebeten, ihre priorisierten IT-Projekte und täglichen Hindernisse bei der Arbeit aufzuzeigen.

Routineaufgaben bremsen die IT

„Zu viele Routineaufgaben bremsen IT-Abteilungen bei der Erledigung ihrer Kernaufgaben“, bestätigen mehr als 41% der CIOs. Dieser Wert ist im Vergleich zum Vorjahr sogar noch leicht angestiegen. Verschärft wird die Situation durch den weiterhin vorherrschenden Fachkräftemangel am Arbeitsmarkt. Um wertvolle IT-Arbeitskräfte im Unternehmen zu halten, die Motivation am Arbeitsplatz zu stärken und Arbeitsgebiete für bestehende und neue Mitarbeitende attraktiv zu gestalten, lohnt es sich, den Blickwinkel zu öffnen. Denn geht es der IT schlecht, wirkt sich das nicht zuletzt auf das gesamte Unternehmen aus.

Frustration durch fehlenden oder schlechten IT-Support, Spannungen zwischen den unterschiedlichen Abteilungen, ständige Personalwechsel und Hiring-Prozesse oder nicht funktionierende IT-Systeme sind nur einige der Probleme, die von der Administration bis zum Management und nicht zuletzt auch den Kundenverkehr belasten. Die Frage „Was ist zu tun, um IT-Abteilungen und Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern?“ sollte deshalb ein zentrales Anliegen von Unternehmen sein.

OneOffixx Vorlagen-Software erleichtert die Arbeit von IT und im gesamten Unternehmen

Mit der OneOffixx Vorlagen-Software setzen Sie einen großen Schritt, um Ihrer IT-Abteilung und Mitarbeitenden über alle Bereiche hinweg die Arbeit zu erleichtern. Denn dank OneOffixx lassen sich einheitliche, CI/CD-konforme Dokumente rasch und einfach gestalten. Mitarbeitende erstellen so nicht nur komplett fehlerfreie Dokumente, sondern arbeiten weitaus selbständiger. Sie beanspruchen so praktisch keinen IT-Support für Dokumentvorlagen mehr.

Darüber hinaus sind auch Pflege und Wartung Ihrer Dokumente und Vorlagen bedeutend einfacher. Da das Aktualisieren und Ändern von Vorlagen keine Programmierungen mehr benötigt, können Updates auf Wunsch sogar von berechtigten Mitarbeitern außerhalb der IT übernommen werden. Selbst beim Übergang auf eine neue Office Version benötigen mit OneOffixx erstellte Vorlagen keine Programmierungen mehr, da das System dies automatisch erledigt. Dies spart wertvolle Kapazitäten in der IT und reduziert ungeliebte Wiederholungsaufgaben.

Weniger Vorlagen, weniger IT Support

Über das umfassende Rollen- und Rechtesystem von OneOffixx haben User Zugang zu genau jenen Vorlagen, die sie zur Verrichtung ihrer Tätigkeiten benötigen. OneOffixx synchronisiert Updates und aktuelle Änderungen in Vorlagen automatisch und stellt diese innerhalb kürzester Zeit im gesamten Unternehmen zur Verfügung, ohne dass eine separate Verteilung der neuesten Vorgaben und Vorlagen durch die IT notwendig ist.

Die OneOffixx Vorlagen-Software verfügt außerdem über dynamische Elemente. Diese ermöglichen eine flexible Anpassung, wodurch sich die Anzahl der notwendigen Vorlagen deutlich reduziert. Ihre IT hat damit nicht nur eine bessere Übersicht über alle Templates, sondern es gibt gleichzeitig auch weniger Vorlagen, um die man sich kümmern muss.

OneOffixx schließt Sicherheitslücken

Die OneOffixx Vorlagen-Software ist reibungslos in die Oberfläche von Microsoft Office integriert und nicht zuletzt auch deshalb so einfach bedienbar. Sie ist eine vielfach erprobte Standardsoftware mit einer hervorragenden Benutzerakzeptanz. Einmal erlernt, sind alle weiteren Schulungsaufwände – z. B. bei neuen Office Versionen – auf das absolute Minimum reduziert. Auch das freut nicht zuletzt wiederum die IT.

OneOffixx schließt auch Sicherheitslücken: Da die OneOffixx Vorlagenlösung keine Makros zulässt, erhöht sich die Betriebssicherheit in ihrem Unternehmen. Alle mit der Dokumentvorlagen-Software erstellten Dokumente sind frei von Referenzen auf Server oder URLs. So ist gewährleistet, dass keine sensiblen Informationen nach außen getragen werden.

Sicherheit und Digitalisierung als wichtigste Anliegen

Wie die Studie von Computerworld und Swiss IT zeigt, hat IT-Sicherheit die höchste Priorität bei den Schweizer IT-Leitern. Darüber hinaus sind auch Softwarelösungen, die Digitalisierungsprozesse unterstützen, weiterhin im Fokus von Unternehmen. Die OneOffixx Vorlagen-Software unterstützt Sie in diesen beiden Belangen. Deshalb ist es nicht weiter verwunderlich, dass 23% der CIOs Projekte im Bereich Dokumentenmanagement zu den priorisierten Aufgabengebieten zählen. Die Einführung einer Vorlagensoftware-Lösung liegt damit nicht nur voll im Trend, sondern wird auch in der Realität verstärkt nachgefragt.

Interessieren Sie sich für die OneOffixx Vorlagen-Software-Systeme? Kontaktieren Sie uns!