OneOffixx Dokumentvorlagen-Software:
reduziert das Risiko rechtlicher Fehler und stärkt Ihre Marken

Das Dokumentvorlagen Management aus dem Hause PrimeSoft vereinfacht die Erstellung von Office-Dokumenten mit den aktuellsten Designs, Inhalten und firmenrechtlichen Vorgaben. OneOffixx und vor allem unsere neueste Vorlagen-Software Generation primedocs unterstützen alle Sprachen, Standorte und Marken. Sie erleichtern die Etablierung einer firmenweit gültigen Managementstrategie für konforme Dokumente und sorgen dafür, dass diese überall eingehalten wird. Und zwar ohne zusätzlichen Aufwand.

Strukturiertes Dokumentvorlagen Management erhöht die Rechtssicherheit

In Zeiten von DSVGO und digitalem Wandel sind rechtliche Vorgaben steten Veränderungen unterworfen. Es erschwert die Aufgaben von Qualitätssicherungs- und Rechtsabteilungen, sowie Compliance-Teams, da es für Mitarbeiter überwältigend ist, mit den kontinuierlichen Änderungen Schritt zu halten. Es ist mühsam und zeitintensiv, das Zirkulieren von veralteten oder inkorrekten Formulierungen in Verträgen und rechtswirksamen Dokumenten zu verhindern.

Möglicherweise kennen Sie die frustrierende Situation, wenn verschiedene Abteilungen, Unternehmensstandorte und Teams unterschiedliche Vorlagenmuster verwenden. Diese weichen nicht nur voneinander ab, sondern verwässern gleichzeitig die firmeneigenen Vorgaben. Rechtliche Fehler in Verträgen können für Unternehmen auch große finanzielle Risiken mit sich ziehen.

Das Dokumentvorlagen-System von PrimeSoft erhöht mit OneOffixx und primedocs die Rechtskonformität Ihrer Briefe, Verträge, E-Mails und Präsentationen, indem Vorlagen und Daten zentral gesteuert sind. Berechtigte Mitarbeitende können diese selbständig updaten, damit alle Mitarbeiter sofort auf die aktuellsten und korrekten Informationen zurückgreifen.

Rechts- und CI/CD-konforme Dokumente zu jedem Zeitpunkt

Alle mit unseren Systemen erstellten Dokumente lassen sich rasch und flexibel auf den Wandel der Zeit anpassen. Wenn gewünscht, kann Ihre Fachabteilung (z.B. Compliance Management, Qualitätssicherungsteams, Rechtsabteilung, Brand Management) Vorlagen direkt updaten, ohne auf IT zurückgreifen zu müssen.

Mit Hilfe des Dokumentvorlagen Managements von primedocs und OneOffixx können berechtigte Anwender alle Vorlagen, Textbausteine oder Firmendaten eigenständig rechtskonform halten. Die Verantwortlichkeit verbleibt bei jenen Mitarbeitern, die tatsächlich dafür zuständig sind. Dies erhöht die Rechtssicherheit und Aktualität Ihres gesamten Dokumentenwesens.

Aktualisierte Vorlagen, Wordings und Informationen werden so innerhalb weniger Minuten im gesamten Unternehmen verteilt. Die Synchronisierung geschieht automatisch und ohne extra Aufwand.

OneOffixx Dokumentvorlagen-Software

Firmenweite Compliance und Kontrolle aller Marken

Das PrimeSoft Dokumentvorlagen Management vereinfacht nicht nur die Einhaltung gesetzlicher, ethischer und rechtlicher Vorschriften, sondern unterstützt auch Ihr Brand Management. Die firmeneigene Corporate Identity in Office-Dokumenten und E-Mails wird kontinuierlich eingehalten. Marken, Designs, Logos, Firmenfarben und spezielle Formatierungen sind an zentraler Stelle gepflegt. Autorisierte Mitarbeiter aktualisieren diese auf Wunsch ganz einfach und rasch.

Innerhalb kürzester Zeit stehen Mitarbeitenden firmenweit und standortübergreifend die aktuellsten und korrekten Designs und Brands zur Verfügung. Verwässerungen Ihrer CI/CD und Marken reduzieren sich so automatisch. Ihre Brands treten gestärkt in den Vordergrund.

Mitarbeitende haben automatisch Zugriff auf aktualisierte Formulierungen und Designs

Einheitlich und individuell zugleich: Mit Vorlagen-Software erstellte Dokumente sind personalisiert und auf jeden einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten.

Mit der Dokumentvorlagen-Software haben Mitarbeitende zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf die neuesten Template-Versionen. OneOffixx und primedocs garantieren eine automatische Verteilung im Hintergrund und berücksichtigt dabei die individuellen Berechtigungen eines jeden Anwenders.

 

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