Vorlagensoftware: 10 Tipps für Word Vorlagen

Gastartikel: Dieser Artikel entstammt der Plattform vorlagen.software und wird mit freundlicher Genehmigung der Betreiber geteilt.

Die meisten Template Management Systeme existieren für den großen Bereich der Textverarbeitung. Doch was muss eine gute Software alles “können”, um Ihnen die Arbeit, Verwaltung und Pflege von Word Vorlagen und anderen Textverarbeitungstemplates zu erleichtern?

Hier verraten wir Ihnen zehn Voraussetzungen, die ein richtig gutes Vorlagensoftware-System in jedem Fall erfüllen sollte. Ziel ist es, die Ressourcen Ihres Unternehmens effizient einzusetzen, Kapazitäten zu sparen und Arbeitsprozesse zu optimieren.

1. Unterstützung von unterschiedlichen Dokumentvorlagen 

Die meisten Unternehmen erstellen heutzutage nicht nur Briefe und E-Mails. Ein gutes Template Management System sollte deshalb so viele verschiedene Vorlagen wie möglich unterstützen. Wir sprechen hier z.B. von Briefumschlägen, Etiketten, Ordnerbeschriftungen, Verträgen oder Adressdeckblättern. Sie sind in einem öffentlichen Betrieb oder in einem Gewerbe mit speziellen Auflagen tätig? Dann sollte Ihr optimales Vorlagensystem auch Word Vorlagen wie Bescheide, Verfügungen oder Zirkularbeschlüsse beinhalten! Ihr Unternehmen verwendet Barcode-Kennzeichnungen? Auch dies kann eine Top-Vorlagensoftware bewerkstelligen.

2. 100% Einheitlichkeit

Es geht um Ihre Marken und Brands. Egal ob Label, Schriftstück oder Briefkuvert: Eine Vorlagenlösung garantiert, dass Ihre Dokumente 100% einheitlich sind. Das Corporate Design Ihres Unternehmens wird auf allen Textbearbeitungs- und Word Vorlagen fehlerfrei dargestellt. Die aktuellen Brands und Logos stehen für alle Mitarbeiter auf Knopfdruck bereit. Resultat ist ein einheitliches Design ohne Formatfehler – ganz egal, welcher Mitarbeiter ein Dokument ausstellt!

3. Einfache Herstellung, Pflege und Support von Word Vorlagen

Ihre IT-Abteilung soll es so einfach wie möglich haben. Ihr Unternehmen hat ein neues Logo? Ein gutes Vorlagensystem erlaubt es Ihrer IT, dieses auf Knopfdruck in allen Vorlagen zu ändern. Ihre Templates und Word Vorlagen werden so im Nu upgedatet. Dies sollte übrigens nicht nur Änderungen im Corporate Design umfassen. Ihre Template Software sollte auch bei Bürosoftware-Updates (z.B. neue Version von Microsoft Office) rasch alle Vorlagen auf den letzten Stand bringen. Sparen Sie wertvolle IT-Kapazitäten, indem keine langwierigen Um- und Neuprogrammierungen mehr notwendig sind.

4. Umfassende Rollen- und Berechtigungssysteme

Jeder Mitarbeitende soll aus jeder Abteilung und von jedem Standort aus auf genau die Word Vorlagen zugreifen können, die er oder sie zur täglichen Arbeit braucht. Nichts ist überflüssig, alles bleibt übersichtlich. Deshalb umfasst ein Top-Vorlagensystem eine umfangreiche Profilverwaltung mit unterschiedlichen Berechtigungen für verschiedene Benutzer und User-Gruppen. Dies beinhaltet u.a. auch Freigaberegelungen für Unterschriften oder Personendaten.

5. Zentrale und übersichtliche Verwaltung

Sie haben genug vom ewigen Suchen nach der richtigen Vorlage auf diversen Datenträgern? Mit dem Dokumentenchaos ist jetzt Schluss! Ein effizientes Vorlagensoftware-System sorgt für eine übersichtliche Verwaltung Ihrer Dokumente und Daten. Idealerweise werden deshalb einzelne Word Vorlagen pro Dokumentenart erstellt. Ihre Vorlagen sind in einem zentralen Register übersichtlich geordnet. So findet jeder Mitarbeitende die passende und korrekt formatierte (!) Vorlage, ohne lange danach zu suchen. Eine zentrale Datenverwaltung sorgt zudem dafür, dass kein Empfänger oder User doppelt gespeichert ist. Alles ist korrekt. Alles ist einheitlich. Alles ist übersichtlich.

6. Flexibles Datenmanagement

Daten (z.B. Empfängeradressen) sollen nicht nur zentral gespeichert sein. Auch sollen diese aus vielen verschiedenen Quellen leicht einzubinden sein. Dies betrifft Tabellensysteme wie Excel, aber auch CRM-Tools, eigene Datenbanken und andere firmenspezifische Systeme. Mit einer guten Vorlagenmanagement-Software können verschiedene Datensysteme ganz einfach übernommen und/oder eingespielt werden. Ein flexibles Datenmanagement gilt auch für das Speichern Ihrer Dokumente. Diese sollen nicht nur intern je nach Berechtigung verfügbar sein, sondern auch extern geteilt werden können. Verschiedene Lösungen bieten Optionen, wie z.B. das Teilen über SharePoint, Cloud oder über ein DMS.

7. Unterstützung von verschiedenen Dateiformaten

Ihre Software für Word Vorlagen oder andere Textverarbeitungssysteme sollte verschiedene Dateiformate problemlos unterstützen. Stellen Sie Ihren Kunden verschiedene Schriftstücke in PDF, CSV oder anderen Formaten zur Verfügung? Beinhaltet Ihre gewünschte Vorlagensoftware dann auch noch eine Multi- oder Serienbrieffunktion, ist alles perfekt. Der Support unterschiedlicher Dateitypen ist in jedem Fall ein Muss! Zusätzliches Extra: Einige Template Systeme unterstützen auch eine Anbindung an Outlook oder andere Email-Programme. So können Sie Ihre Dokumente über wenige Knopfdrücke rasch und einfach versenden. Im Idealfall wird dafür auch eine automatische Signatur – die nicht nur dem entsprechenden User-Profil, sondern auch dem einheitlichen Corporate Design Ihres Unternehmens entspricht – erstellt.

8. Mehrsprachigkeit

Agiert Ihr Unternehmen in einem internationalen Umfeld? Dann möchten Sie Ihre Software möglicherweise mehrsprachig nutzen und auch Dokumente in unterschiedlichen Sprachen ausstellen. Wenn Ihr Unternehmen zudem an verschiedenen Standorten operiert, ist es notwendig, dass Ihre ideale Software-Lösung hier mitzieht.

9. Reduktion von manuellen Fehlern

Eine Vorlagensoftware sollte Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, ihre manuellen Fehler (z.B. Grammatik- und Flüchtigkeitsfehler) zu minimieren. Eine automatische Rechtschreibungs- und Grammatikprüfung sollte deshalb in jedem Software-Paket beinhaltet sein. Praktisch sind auch Textbausteine oder -module, mit Hilfe deren sich wiederholende Textpassagen abgespeichert werden können. Bei Bedarf ist es möglich, diese in beliebige Word Vorlagen und Dokumente einzufügen. Dies reduziert nicht nur Fehler, sondern erspart auch das langweilige Abtippen gleicher Textpassagen. Die meisten Vorlagenlösungen, welche Textbausteine unterstützen, erlauben übrigens auch das Einfügen von anderen Elementen (Bilder, Tabellen) in solche Module.

10. Einfache und intuitive Bedienung

Neben den (firmen-)technischen Anforderungen ist dies einer der wichtigsten Punkte. Denn der Arbeitsaufwand soll sich nicht nur für Ihre IT-Abteilung reduzieren: Eine einfache und intuitive Bedienung ermöglicht, dass alle Mitarbeiter von einer Vorlagensoftware profitieren. Sie vereinfacht komplizierte Workflows werden und macht langweilige, sich wiederholende Arbeitsprozesse redundant. Im Idealfall steigt so auch der Spaß an der Arbeit, während Ihren Mitarbeiten gleichzeitig mehr Zeit für ihre Kernaufgaben bleibt. Und davon profitiert natürlich auch Ihr gesamtes Unternehmen!

Bei OneOffixx sind wir stolz darauf, dass unser Vorlagensystem all diese Voraussetzungen erfüllt!

Anforderungen an Vorlagensoftware: 10 Tipps für Textverarbeitung und Word Vorlagen.