Gemeinsam statt einsam: Wie IT und Marketing als Team von einem Vorlagensystem profitieren

Vielleicht kennen Sie die folgende Situation: Im Firmenalltag ist es oft so, dass die einzelnen Abteilungen separat arbeiten und in sich geschlossene Organisationseinheiten bilden. 

Auf der einen Seite gibt es die IT-Abteilung, deren Ziel die maximale Unterstützung von Businessprozessen durch IT-Systeme ist. In der Regel sind IT-Projekte langfristig und sorgfältig geplant, damit möglichst zeit- und kosteneffizient gewirtschaftet werden kann. Kreatives Wirrwarr und spontane Änderungen sorgen in der IT für Schwierigkeiten und werden daher meist nicht gern gesehen.

Auf der anderen Seite findet sich Marketing-Abteilung: Kreativität und kurzfristiges Reagieren auf Marktbedürfnisse stehen hier an erster Stelle. Der Auftritt nach außen tritt in den Vordergrund, wohingegen die (technische) Umsetzung dahinter für Marketing-Mitarbeiter unwesentlich ist – solange alles funktioniert und spontane Änderungen jederzeit möglich sind.

IT vs. Marketing als Hürde für Unternehmen

Aus diesen Blickwinkeln ist es nicht verwunderlich, dass Marketing- und IT-Teams in einem Unternehmen nicht immer in bester Eintracht agieren. Beide Expertisen stellen den Anwender bzw. Endkonsumenten in den Fokus, jedoch geschieht dies aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Die Bedürfnisse der einen Abteilung stoßen im anderen Team oft auf Unverständnis. Man hat zwar dasselbe Ziel – um es zu erreichen, ist man allerdings in konträren Richtungen unterwegs.

Der Unternehmenserfolg entspricht jedoch nicht dem separaten Erfolg einzelner Abteilungen. Denn die meisten Projekte sind abteilungsübergreifende Prozesse. Teamwork ist dafür unabdinglich, weshalb dementsprechende Initiativen durch das Management gesetzt werden sollten. 

Ein Unternehmen ist erst dann erfolgreich, wenn alle Mitarbeiter, Teams und Abteilungen reibungslos miteinander interagieren. Ein gutes Beispiel dafür sind Projekte im Bereich Corporate Identity. Für Marketing steht hier die äußere Perspektive im Vordergrund: Die CI soll ein ansprechendes Design mit Wiedererkennungswert haben, das auf allen Marketingmaterialien und bei Firmenauftritten perfekt in Szene gesetzt ist. Das Optische hat aus Marketing-Sicht zwar – völlig zurecht – Vorrang, jedoch wird dabei die Anwenderfreundlichkeit oft außer Acht gelassen.

Beispiel CI-Projekt: Probleme einer einseitigen Perspektive

Diese einseitige Perspektive kann im Firmenalltag zu unerwarteten Problemen führen:

  • Es gestaltet sich für Mitarbeitende als schwierig, die CI auf allen Firmendokumenten (Briefe, Präsentationen, Spreadsheets, E-Mail-Signaturen, Verträge, Poster…) einheitlich und korrekt darzustellen. Fehler sind an der Tagesordnung.
  • Die CI funktioniert nicht auf allen im Unternehmen unterstützten Benutzer-Clients oder ist nicht überall vorhanden.
  • Änderungen der CI können nur mit großem finanziellen und/oder personellen Aufwand durch IT oder einen externen Lieferanten vollzogen werden.
  • Das Updaten von Firmendaten (wie Namen der Geschäftsführer, neue Adressen, neue Standorte, Wechsel des Bearbeiters etc.) auf allen Vorlagen wird zur Tortur. Eine rasche und komplette Verteilung der Neuerungen auf alle Arbeitsplätze ist nicht immer gewährleistet.
  • Bei einer Migration auf eine neue Office-Generation werden alle bisherigen Dokumentvorlagen obsolet und lassen sich nicht mehr verwenden.

Dies sind Aspekte, die im Rahmen eines CI-Projekts von Marketing-Abteilungen oft vergessen oder vernachlässigt werden.

In der IT hingegen steht Anwenderfreundlichkeit im Fokus, jedoch geht diese mitunter auf Kosten der Kreativität. Denn spontane Änderungen sind bei der Entwicklung eines IT-Projekts nicht immer vorgesehen. Nicht selten ergeben sich daraus Zeitverzögerungen und ein erhöhter Kostenaufwand. Eine weitere Gefahr ist eine durch kurzfristige Änderungen verursachte verringerte Außenwirkung, welche die Bemühungen der Marketingabteilung fruchtlos bleiben lassen. Auch gestaltet es sich für IT als frustrierend, Hunderte von Firmenvorlagen ständig updaten zu müssen.

Wie das OneOffixx Vorlagensystem CI-Projekte zum Erfolg führt

Wenn IT und Marketing beim Thema CI bereits in der Konzeptionsphase eng zusammenarbeiten, lassen sich nicht nur bessere, sondern nachhaltigere und vor allem (kosten-)effizientere Ergebnisse erzielen. Ein bewährtes Software-Vorlagensystem wie OneOffixx steht dabei im Zentrum der Aufmerksamkeit. Es bringt nicht nur die unterschiedlichen Bedürfnisse verschiedener Parteien auf einen Nenner, sondern unterstützt auch den Prozess der Zusammenarbeit. Denn im Gegensatz zu herkömmlichen Templates berücksichtigt OneOffixx (fast) alle Themen, die sowohl von Marketing-, als auch von IT-Seite wesentlich sind.

Die verhältnismäßig geringen Mehrkosten von EUR 5.000 bis EUR 10.000 bei Projektbeginn machen den Aufwand schnell wett: Erfreuliche Resultate sind nicht nur eine deutliche Senkung des (internen oder externen) Aufwands. Auch die erhöhte Kompatibilität und Aktualität von Vorlagen, die intuitive Bedienung, sowie eine drastische Reduktion der Total Cost of Ownership über die gesamte Einsatzdauer der Software hinweg sprechen für das OneOffixx Vorlagensystem.

OneOffixx automatisiert Prozesse und spart Kosten

Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass die Folgekosten für die Vorlagenpflege, sowie die dafür notwendige, ungeliebte und mühsame Arbeit in der IT von Anfang an eliminiert werden. Gleichzeitig sind spontane Anpassungen der CI, sowie die Einführung von neuen Standorten, Logos oder Unternehmensdaten jederzeit ohne großen Aufwand möglich. Bei Bedarf können derartige Updates sogar direkt vom Marketingpersonal ausgeführt werden.

Das OneOffixx Vorlagensystem stellt alle Neuerungen automatisch und zum gewünschten Zeitpunkt entweder flächendeckend oder auf Wunsch auch nur an bestimmte Organisationseinheiten bereit. Dank der zentralen Datenverwaltung und mit Hilfe von Textbausteinen lässt sich die Anzahl der notwendigen Templates drastisch reduzieren. So bleibt eine bessere Übersichtlichkeit gewahrt.

Alle mit OneOffixx erstellten Dokumente sind zudem personalisiert. Auch mehrsprachige Briefe, Präsentationen oder Statistiken sind rasch und einfach erstellt.

Gemeinsam erfolgreich mit dem OneOffixx Vorlagensystem

Im Rahmen des OneOffixx Webinars ist es möglich, alle Vorteile eines Vorlagensystems auf Softwarebasis kennen zu lernen. Es wird rasch ersichtlich, dass genau diese Software es deutlich erleichtert, eine nachhaltige und kosteneffiziente Win-Win-Situation für Marketing, IT, sowie für alle Anwender unternehmensweit zu schaffen, um so auch den Zusammenhalt unterschiedlicher Organisationseinheiten zu stärken. Eine gute Teamarbeit wirkt sich damit positiv auf die Performance des gesamten Unternehmens aus. Es geht nicht darum, die abteilungsinterne Strategie vollkommen aufzugeben, sondern um Offenheit für das Miteinander, damit ein optimales Ergebnis für alle erzielt wird.

Es ist deshalb Ziel eines jeden Unternehmens, eine echte Zusammenarbeit auf Augenhöhe zu unterstützten. So entsteht schlussendlich eine Arbeitskultur, die Anwendern und Kunden – und damit auch dem Unternehmen – die bestmöglichen Ergebnisse liefert. Das OneOffixx Vorlagensystem unterstützt Sie dabei.

Das OneOffixx Vorlagensystem lässt IT und Marketing als Team gemeinsam erfolgreich sein.