Migrationsamt Kanton Zürich

OneOffixx überzeugt, weil sich der Benutzer jetzt ganz auf den Inhalt konzentrieren kann.

Das Aufenthaltsrecht im Kanton Zürich und in der Schweiz wird durch Bundesrecht sowie völkerrechtliche Verträge geregelt. Das Migrationsamt des Kantons Zürich vollzieht dieses Recht und erteilt nach vorgängiger Prüfung der entsprechenden Gesuche Einreise- und Aufenthaltsbewilligungen. Es ist zuständig für Visaverlängerungen und die Ausstellung von Rückreisevisa. Für Personen, die ihr Aufenthaltsrecht im Kanton Zürich verwirkt haben und nicht freiwillig ausreisen, leitet das Migrationsamt Massnahmen und Vollzugshandlungen ein.

„Mit OneOffixx ist das kantonale CD/CI eingehalten.”

Jordana Coelho, Projektleiterin

Ausgangslage

Der Regierungsrat des Kantons Zürich hat sich zum Ziel gesetzt, ein neues einheitliches Erscheinungsbild für den Kanton Zürich zu entwickeln und ab 2014 einzuführen. Das Migrationsamt des Kantons Zürich arbeitete bis anhin mit ca. 350 Vorlagen mit einer auf Word-Makro basierenden Eigenentwicklung. Die Pflege dieser Vorlagen war aufgrund der hohen Mutationsrate aufwendig.

Lösung

OneOffixx löst die bestehende Makrolösung ab. Das Migrationsamt nutzt die Umstellung auf das neue CI/CD dazu, mehr Flexibilität in die vorhandenen Vorlagen zu bringen und damit häufig vorzunehmende Änderungen zu erleichtern. Wichtig für das Migrationsamt war der Einsatz einer Schnittstelle zur Verarbeitung der im Fallverwaltungssystem PuM gespeicherten Personen- und Prozessdaten und deren direkten Verwendung im Vorlagenmanagement-System OneOffixx sowie der anschliessenden Ablage im Dokumentenverwaltungssystem (DMS) ARTS.


Im Projekt war die Ablösung der bestehenden Word-Makrolösung mit der Übernahme sämtlicher fachspezifischer Merkmale eine besondere Herausforderung.


Mit der innovativen Steuerung «Quick Check» wird die Dokumenterstellung nochmals vereinfacht und verbessert. «Quick Check» prüft, welche Felder im Dokument bereits ausgefüllt und welche noch leer sind. Dem Anwender werden diese Informationen in einem separaten Panel angezeigt.

 

Im Gespräch mit Jordana Coelho, Projektleiterin

Wieso haben Sie sich für OneOffixx entschieden?
Jordana Coelho meint dazu:

„Mich überzeugt OneOffixx, weil sich der Benutzer nicht mehr um die Einhaltung des CD kümmern muss, sondern sich auf den Inhalt konzentrieren kann. Mit dem «Quick Check» weiss jeder User stets genau, welche Felder noch auszufüllen sind. Zudem können mithilfe der Textbausteine, Mustertexte einfach gespeichert werden.”

Projektinformationen
  • Verwaltung
  • Word, Brandic für PowerPoint
  • 180
  • 2010 Windwos 7
  • tel.search, ARTS-DMS, PUM
  • 9 Monate